Office Manager (m/w/d)
Gefragte Skills
Stellenbeschreibung
Unser
Kunde ist ein etabliertes Unternehmen mit internationaler Ausrichtung aus dem
Bereich Transport‑, Logistik‑ und Terminaldienstleistungen. Am
verkehrstechnisch bedeutenden Standort Puttgarden auf Fehmarn betreuen Sie
täglich Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende aus unterschiedlichen
Ländern.
Zur Verstärkung des Standortteams suchen wir eine organisationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit für das Office‑
und Front‑Office‑Management.
Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung / im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.
Office Manager (m/w/d)
Ihre Aufgaben
In
dieser vielseitigen Position sind Sie die zentrale Anlaufstelle am Standort und
stellen einen reibungslosen organisatorischen und administrativen Ablauf
sicher:
- Sie betreuen
professionell den Empfangsbereich und fungieren als erste Kontaktperson
für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende
- Sie übernehmen
Auskunfts‑, Beratungs‑ und Servicetätigkeiten für Besucher und Kunden vor
Ort
- Sie geben Landgang‑
und Parktickets aus und bearbeiten diese ebenso wie Check‑in‑Unterlagen
für externe Dienstleister
- Sie bearbeiten
Reklamationen, insbesondere im Zusammenhang mit technischen Störungen an
Automaten
- Sie organisieren
und verwalten Konferenz‑ und Besprechungsräume
- Sie bedienen die
Telefonzentrale und stellen den reibungslosen Ablauf des Postein‑ und ‑ausgangs
sicher
- Sie unterstützen
kaufmännische Prozesse, unter anderem durch Vorkontierung für die
Buchhaltung sowie durch administrative Begleitung des Terminalbetriebs
- Sie tragen die
Kassenverantwortung am Standort, inklusive Abrechnung und Betreuung der
Ticketautomaten
- Sie führen die
Abrechnung der Mietnebenkosten für am Standort vermietete Gebäude durch
- Sie verwalten
Dienstkleidung, Schlüssel, Besucher‑ und ISPS‑Ausweise sowie Fundsachen
- Sie bestellen,
verwalten und geben Büromaterial aus
- Sie übernehmen
allgemeine administrative Tätigkeiten wie Schriftverkehr, Ablage,
Registerpflege sowie das Führen standortbezogener Statistiken (z. B. Umwelt‑ und
Entsorgungskennzahlen)
Ihre Qualifikationen:
- Sie verfügen über
eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare
Qualifikation
- Sie bringen
idealerweise Erfahrung im Office Management, Front Office oder in einer
administrativen Servicefunktion mit
- Sie verfügen über
sehr gute Kenntnisse in MS Office
- Sie beherrschen die
deutsche und englische Sprache sehr gut in Wort und Schrift
- Sie arbeiten
strukturiert, sorgfältig und zuverlässig
- Sie zeichnen sich
durch eine hohe Serviceorientierung, Organisationsstärke und Teamfähigkeit
aus
- Sie treten
freundlich, souverän und serviceorientiert auf – auch in einem
internationalen Umfeld
In
dieser vielseitigen Position sind Sie die zentrale Anlaufstelle am Standort und
stellen einen reibungslosen organisatorischen und administrativen Ablauf
sicher:
- Sie betreuen
professionell den Empfangsbereich und fungieren als erste Kontaktperson
für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende
- Sie übernehmen
Auskunfts‑, Beratungs‑ und Servicetätigkeiten für Besucher und Kunden vor
Ort
- Sie geben Landgang‑
und Parktickets aus und bearbeiten diese ebenso wie Check‑in‑Unterlagen
für externe Dienstleister
- Sie bearbeiten
Reklamationen, insbesondere im Zusammenhang mit technischen Störungen an
Automaten
- Sie organisieren
und verwalten Konferenz‑ und Besprechungsräume
- Sie bedienen die
Telefonzentrale und stellen den reibungslosen Ablauf des Postein‑ und ‑ausgangs
sicher
- Sie unterstützen
kaufmännische Prozesse, unter anderem durch Vorkontierung für die
Buchhaltung sowie durch administrative Begleitung des Terminalbetriebs
- Sie tragen die
Kassenverantwortung am Standort, inklusive Abrechnung und Betreuung der
Ticketautomaten
- Sie führen die
Abrechnung der Mietnebenkosten für am Standort vermietete Gebäude durch
- Sie verwalten
Dienstkleidung, Schlüssel, Besucher‑ und ISPS‑Ausweise sowie Fundsachen
- Sie bestellen,
verwalten und geben Büromaterial aus
- Sie übernehmen
allgemeine administrative Tätigkeiten wie Schriftverkehr, Ablage,
Registerpflege sowie das Führen standortbezogener Statistiken (z. B. Umwelt‑ und
Entsorgungskennzahlen)
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Quelle: Bundesagentur für Arbeit. Für die Inhalte der Inserate übernehmen wir keine Haftung.
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