Mitarbeiter Teilnehmerbetreuung und Verwaltung (m/w/d) in Berlin-Wedding (40 Std/Woche, Präsenz)

IIK Deutschland - Offene StellenWir sind ein hochschulnahes Weiterbildungsinstitut mit dem Schwerpunkt internationale Aus- und Weiterbildung und sind an den Standorten Düsseldorf und Berlin präsent. Mit ca. 60 Mitarbeitenden aus vielen Ländern gehören wir seit 1989 deutschlandweit zu den bekanntesten Anbietern im Bereich der Vorbereitung ausländischer Akademiker auf Studium und Beruf. Dabei unterstützen wir als gemeinnütziger Verein mit unseren Überschüssen jährlich zahlreiche internationale Projekte und Einzelpersonen, wie z.B. Geflüchtete oder Studierende.

Wir leben flache Hierarchien, sind von der studentischen Hilfskraft bis zur Geschäftsführung per Du. Eine gute Teamatmosphäre ist ebenso wichtig wie eine konsequente Kundenorientierung. Mitarbeitende bleiben meist langfristig und sollen sich weiterentwickeln, so dass auch Fortbildungen gerne gesehen und gefördert werden.

Werde Teil unseres Teams!

Das Institut für Internationale Kommunikation Deutschland e.V. ist ein international tätiger selbst finanzierter und gemeinnütziger Bildungsdienstleister mit Standorten in Düsseldorf (Sitz) und Berlin, rund 80 Angestellten, einigen tausend Teilnehmenden pro Jahr und einem jährlichen Umsatz von über 10 Mio EUR (2024). Seit mehr als 35 Jahren bietet das IIK erfolgreich Programme rund um das Thema Deutsch für Studium & Beruf im In- und Ausland an. Dank seines engagierten Teams hat sich das Institut nicht nur bei seinen Teilnehmenden, sondern auch bei seinen institutionellen Partnern und Auftraggebern in der Wirtschaft einen Namen für Innovation insbesondere digitaler Art, agiles Wirtschaften und freundlichen Umgang miteinander gemacht. In der Verwaltung und Beratung eines Sprachinstituts überschneiden sich organisatorische, kaufmännische und beratende Tätigkeiten. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen der Organisation, den Lehrkräften und den Kursteilnehmenden. Deine Aufhaben:

• Erstkontakt: Betreuung von Interessenten per Telefon, E-Mail oder direkt vor Ort
• Teilnehmermanagement: Bearbeitung von Anmeldungen, Buchungen, Erstellung von Verträgen, Kursbestätigungen und Zertifikaten
• Abrechnung mit offiziellen Stellen (z. B. Bundesämtern, Stipendienvergabestellen etc.)
• Erstellung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen für das Kollegium
• Kassenführung

Darauf kannst Du dich freuen:

• kollegiale, wertschätzende Arbeitsatmosphäre: mit „Du“ statt „Sie“ und Wir-Gefühl statt Ellenbogenmentalität
• offene Unternehmenskultur: Wir sind ein internationales Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Gestaltungsspielraum: Bei uns machst Du keinen 08/15-Job – bring Deine Ideen ein und probiere Neues aus
• unbefristeter Vertrag: weil wir lange mit Dir zusammenarbeiten wollen
• regelmäßige Team-Events
• Dienstradleasing
• betriebliche Altersvorsorge

Wir freuen uns auf Deine Bewerbungsunterlagen mit Angabe Deiner Gehaltsvorstellung!

Institut für Internationale Kommunikation Deutschland e.V.

Ansprechpartnerin: Astrid von Oy

Das bringst Du mit

• kaufmännische Ausbildung (z.B. im Bereich Tourismus, Immobilien, Verwaltung)
• mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Kundenservice, der Bildungsbranche oder im Sekretariat
• Erfahrung mit Buchungssystemen, Datenbanken, standardisierten Prozessen
• sicherer Umgang mit MS Word, Excel und Outlook
• strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise und die Fähigkeit, in Stoßzeiten den Überblick zu behalten.
• Offenheit gegenüber anderen Kulturen und internationale Denkweise sowie eine ausgeprägte Service- und Kommunikationsorientierung
• fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1-Niveau)
• sehr gute Englischkenntnisse (mindestens B2); weitere Sprachen (z. B. Spanisch, Arabisch, Türkisch, Russisch) sind ein großes Plus

Über UnsDas hochschulnahe Institut für Internationale Kommunikation Deutschland e.V. (IIK Deutschland) mit den Standorten in Düsseldorf und Berlin ist ein Weiterbildungsinstitut mit Schwerpunkt internationale Aus- und Weiterbildung. Das Angebotsspektrum des IIK ist hierbei vielfältig. Durch studienvorbereitende Programme werden die Teilnehmenden gezielt darin unterstützt, ihre akademische Laufbahn in Deutschland anzutreten oder fortzuführen. Zudem werden Geflüchtete durch Integrationsprojekte begleitend gefördert. Grundsätzlich werden Sprachkurse allen Interessierten an der deutschen Sprache angeboten, seien sie öffentlich oder privat finanziert. Dadurch sind sowohl das Team, als auch die Studierenden von Diversität geprägt.