Executive & Office Coordinator (M/V/X)

Onze klant is op zoek naar een proactieve en georganiseerde professional die als vertrouwenspersoon fungeert voor het management en mee de dagelijkse werking van de organisatie faciliteert. In deze veelzijdige functie schakel je continu tussen agenda- en reisbeheer, operationele ondersteuning, stakeholdermanagement en diverse administratieve projecten.

Bedrijfsomschrijving

Onze klant is een innovatieve en internationaal georiënteerde Belgische onderneming met hoofdkantoor in Gent. Het bedrijf bevindt zich in een sterke groeifase en werkt samen met uiteenlopende stakeholders op nationaal en internationaal niveau. Ondernemerschap, ambitie, integriteit en samenwerking vormen de kern van de bedrijfscultuur.

Omschrijving

• Complex agenda- en mailboxbeheer voor het senior management.
• Coördineren en organiseren van nationale en internationale reizen.
• Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen en belangrijke externe contacten.
• Fungeren als aanspreekpunt en vertrouwenspersoon voor interne en externe stakeholders.
• Ondersteunen van sales-, marketing- en managementactiviteiten.
• Opvolgen van algemene administratieve en financiële taken, waaronder factuurverwerking.
• Ondersteunen bij de implementatie van nieuwe interne systemen en optimalisatieprojecten.
• Coördineren van facilitaire zaken zoals kantoororganisatie, leverancierscontacten en office management.
• Structuur brengen, prioriteiten bepalen en het management maximaal ontzorgen.
• Beschikt over minstens 3 jaar relevante ervaring binnen executive support, management assistance of office management.
• Is organisatorisch sterk en kan moeiteloos meerdere prioriteiten tegelijk beheren.
• Werkt hands-on, pragmatisch en oplossingsgericht.
• Durft initiatief nemen en denkt actief vooruit.
• Heeft een uitstekende kennis van Nederlands en Engels; bijkomende talen zijn een troef.
• Is communicatief sterk en voelt zich comfortabel in contact met uiteenlopende stakeholders.
• Brengt rust, overzicht en structuur in een dynamische omgeving.
• Is flexibel ingesteld en begrijpt wat nodig is om een managementteam optimaal te ondersteunen.
• Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en bouwt duurzame relaties op.