Secrétaire / Agent de planification (H/F)

Les missions sont les suivantes:

Accueil des bénéficiaires:

Accueil physique et téléphonique des clients;

Retransmission des appels et recueil des demandes;

Recueil des premiers besoins, information et orientation des bénéficiaires, présentation des documents d'accueil (livret d'accueil, devis, contrat);

Constitution des dossiers permettant le suivi administratif et la prise en charge des interventions par les organismes concernés

Suivi des réclamations dans le respect des procédures de la démarche Qualité;

Secrétariat:

Gestion du courrier;

Saisie et mise en forme du courrier à émettre;

Classement et archivage des courriers, des documents, des dossiers clients

Diffusion et affichage de documents;

Préparation logistique des réunions;

Secrétariat Assistance à la gestion des équipes et des services:

Planification des interventions: Réalisation des plannings sous la supervision du

responsable de secteur et la validation du/de la Président/e d'association;

Mise à jour des tableaux de bord;

Information de l'usager sur l'intervention et l'intervenant

Diffusion des plannings aux usagers/bénéficiaires;

Gestion des absences;

Information des clients en cas de modifications des plannings;

Classement et archivage des courriers, des documents, des dossiers salariés;

Saisie et transmission des données pour l'établissement de la paie et de la

facturation aux services supports;

Participation aux astreintes départementales;

Savoir-être:

Autonomie

Aisance relationnelle

Communication orale et écrite

Parfaite maitrise de l'outil informatique

Poste à mi-temps, basé à Figeac. Des déplacements sont à prévoir sur Lacapelle-Marival et Cajarc

Une première expérience dans le secteur médico-social sera un critère de sélection