Assistant-e au cabinet du Recteur (H/F)

Secrétariat de Monsieur le Recteur

• Gestion au quotidien de la messagerie du cabinet et du courrier:

o Impression des mails identifiés de la boite ce.recteur le matin et vigilance l'après-midi sur les courriers importants (Ministère, DGESCO, SGRA, préfecture, IH2EF, DSDEN);

o Constitution de la pochette courrier à destination de Monsieur le Recteur, à partir de la correspondance postale et de la messagerie fonctionnelle; assurer les diffusions nécessaires vers les services, les conseillers, les inspecteurs ou les directions départementales, gérer les suites à donner ainsi que les demandes de compléments; faire les relances aux services.

• Saisie et suivi des interventions dans le tableau de suivi.
• Rédaction et suivi des courriers de réponse à la signature de Monsieur le Recteur, y compris ceux adressés aux élus et aux usagers, sur la base des éléments de fond transmis par les services.
• Enregistrent des notes dans le tableau de suivi, accusé de réception et renvoi des notes annotées.
• Gestion des parapheurs: contribuer avec le reste des membres du cabinet à l'enregistrement et au suivi des parapheurs; contrôle du respect formel des documents (charte graphique); envoi des courriers du cabinet.
• Gestion des appels téléphoniques, notamment externes: Assurer la réception des appels téléphoniques au cabinet en évaluant leur caractère sensible ou leur urgence.
• Classement et archivage: Participer au quotidien au classement des notes et courriers du cabinet, sous forme numérique ou papier; mettre à jour les différents dossiers du cabinet; archiver.
• Rédaction et suivi des courriers de réponse aux élus et ministère/présidence sur les absences de professeurs.
• Gestion des distinctions honorifiques

o Préparer et assurer le suivi des candidatures pour les Palmes Académiques, en lien avec la directrice de cabinet.

o Suivre des demandes ministérielles pour les candidatures ONM et LH.

Secrétariat du Service de Défense et de Sécurité Académique

• Faits établissements: Saisir et analyser quotidiennement les faits établissements, en lien avec le directeur de cabinet adjoint.
• Remontées CMVA (cellule ministérielle de veille académique): Suivre les remontées pour les décès ou faits établissements particulièrement graves.

Planification des réunions régulières du directeur de cabinet

• Organisation réunions harcèlement et EVS.

Autres tâches quotidiennes, périodiques ou exceptionnelles

• Constitution et suivi du dossier d'astreinte pour les week-ends.
• Réception et suivi des demandes de congés des DASEN.

Profil recherché:

• Adaptabilité et réactivité face aux demandes et aux changements organisationnels
• Rigueur et discrétion
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Bonnes compétences techniques requises pour le secrétariat
• Disponibilité
• Bonne connaissance de l'institution, de l'organisation et des métiers de l'Éducation nationale, en particulier des services du rectorat
• Aisance, professionnalisme et courtoisie dans les relations avec tous les acteurs en lien avec le cabinet de la rectrice, en interne comme en externe
• Capacité à hiérarchiser les urgences et à adapter sa communication avec les services ou les partenaires