SECRETAIRE DE DIRECTION - EHPAD (H/F)

La Fondation

La Fondation des Diaconesses de Reuilly est une institution engagée qui place chaque personne au cœur de son action.

Notre Fondation, à but non lucratif, acteur du secteur sanitaire, médico-social, social et de la formation est reconnue d'utilité publique. Elle agit depuis plus de 180 ans au service des personnes fragilisées.

Avec nos 2470 professionnels, nous œuvrons quotidiennement pour un accompagnement respectueux de la personne, de son entourage et de son environnement. La diversité de notre activité nous permet de proposer plus de cent métiers, et de vous permettre d'exercer vos talents au sein de nos EHPAD, centres de soins palliatifs, maisons d'enfants, centres d'hébergement, plateformes d'aide aux réfugiés, instituts d'accompagnement de personnes en situation de handicap, aide et soins infirmiers à domicile.

Nous relions ainsi près de 50 établissements, unissant accueillis et accueillants, dans l'écoute et avec éthique.

Rejoignez-nous au sein de lieux de vie à taille humaine, animés par les valeurs de notre institution et le sens du service à la personne.

Missions et responsabilités

Mission principale:

L'EHPAD « LES CHENES VERTS» institution engagée au service des personnes âgées, recherche un Secrétaire de Direction (F/H) pour rejoindre nos équipes.

Collaborateur/rice direct(e) de la Directrice, le/la secrétaire de direction est chargé(e) de l'assister dans la gestion et l'organisation administrative et d'assurer l'accueil. Il/Elle coordonne et organise les informations internes et externes liées au fonctionnement de l'établissement.

Description des missions:

Sous l'autorité de la Directrice et en lien direct avec l'ensemble des managers, vos missions seront les suivantes:

Secrétariat:

Accueil physique et téléphonique

Transmission des informations

Réception, tri, traitement et distribution du courrier

Classement et archivage de documents

Recensement des besoins et commande de matériel et fourniture bureautique

Résidents:

Gestion et suivi des demandes d'admission

Organisation des visites de préadmission

Création, gestion et suivi des dossiers administratifs des résidents

Etablissement des fiches « entrée » et « départ » des résidents

Déclaration CPAM pour les nouveaux résidents et les dépenses médicales de l'établissement (kiné.)

Création et mise à jour des dossiers résidents dans Netfactu et Netsoins

Ressources humaines:

Etablissement des contrats de travail et avenants conformément aux demandes des responsables de service et de la Direction

Etablissement des fiches « entrée » et « départ » des salariés

Veille à la complétude et à la mise à jour des dossiers du personnel (mutuelle, prévoyance, justificatifs d'absence.)

Participation à la préparation des éléments de paie et au contrôle des bulletins de paie

Transmission des arrêts de travail au service paie

Classement et archivage des documents relatifs au personnel

Tenue du registre du personnel

Déclaration des accidents de travail en lien avec la Direction

Assurer le lien avec la médecine du travail (visites d'embauche, périodiques ou de reprise)

Assurer le lien avec le service formation ELIM

Comptabilité:

Encaissement des règlements et remise de chèques

Etat des reversements des ressources pour les résidents admis à l'aide sociale

Gestion de la caisse

Envoi des factures aux familles

Gestion des bons de commandes et de livraison de l'ensemble des services de l'établissement

Ces missions ne sont pas exhaustives et peuvent être amenées à évoluer.