ASSISTANT TRANSACTION ET ADMINISTRATIVE EN IMMOBILIER (H/F)

FICHE DE POSTE

Assistante de transaction en agence immobilière

1. Gestion administrative des dossiers de vente

• Création et constitution des dossiers de vente.
• Collecte, vérification et classement des pièces administratives nécessaires aux dossiers.
• Mise à jour et suivi des dossiers vendeurs et acquéreurs.
• Préparation et suivi des documents liés aux mandats, avenants et dossiers de vente.
• Vérification de la complétude des dossiers et relance des clients lorsque nécessaire.
• Classement et archivage des documents physiques et numériques.
• Mise à jour des différents tableaux et outils de suivi de l'activité.

2. Suivi des dossiers de vente

• Suivi administratif des ventes de la prise de mandat jusqu'à la signature définitive.
• Coordination des différentes étapes du dossier avec les conseillers immobiliers, clients, notaires, diagnostiqueurs et différents intervenants.
• Suivi des signatures et des échéances.
• Relance des différents interlocuteurs afin de garantir le bon avancement des dossiers.
• Préparation et transmission des documents nécessaires aux notaires.
• Suivi des compromis, actes authentiques et éléments nécessaires à la finalisation des ventes.
• Gestion et suivi des clés des biens.
• Mise à jour régulière des dossiers et des outils de suivi.

3. Accueil et relation clientèle

• Accueil physique de la clientèle au sein de l'agence.
• Accueil et gestion des appels téléphoniques.
• Identification des demandes et orientation vers le conseiller ou le service concerné.
• Prise et transmission des messages.
• Réponse aux demandes administratives courantes des clients.

4. Missions comptables

Saisie et suivi de la comptabilité de l'agence

• Saisie des écritures comptables de l'agence dans le logiciel EBP.
• Enregistrement et classement des factures fournisseurs.
• Saisie et suivi des opérations bancaires.
• Enregistrement des différentes opérations comptables courantes.
• Contrôle et rapprochement des éléments comptables.
• Préparation des éléments comptables destinés au cabinet comptable.
• Suivi administratif des factures et des règlements.

Facturation

• Création des factures de vente dans EBP.
• Émission et transmission des factures aux clients ou organismes concernés.
• Suivi des factures émises et des règlements.
• Classement et archivage des pièces comptables.

6. Missions Ressources Humaines

• Collecte mensuelle des variables de paie auprès des salariés.
• Vérification des éléments transmis.
• Saisie et transmission des variables de paie à la comptabilité via le logiciel MySilae.
• Suivi administratif des absences, congés et autres éléments nécessaires à l'établissement de la paie.
• Transmission des informations nécessaires au cabinet comptable
• Suivi administratif des dossiers du personnel.
• Classement et archivage des documents relatifs aux salariés.
• Participation au suivi des formations et obligations administratives du personnel.

7. Outils utilisés

• EBP: comptabilité, saisie des écritures et facturation.
• MySilae: transmission et gestion des éléments variables de paie.
• Logiciels et outils métiers de transaction immobilière.
• Messagerie électronique et outils bureautiques.
• Plateformes administratives et professionnelles utilisées dans le cadre de l'activité immobilière.

Compétences et qualités

• Maîtrise du suivi administratif des dossiers de transaction.
• Bonne connaissance des procédures immobilières et du suivi des ventes.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels professionnels (EBP, MySilae).
• Compétences en comptabilité, facturation et gestion administrative du personnel.
• Organisation, rigueur, autonomie et réactivité.
• Sens du service, aisance relationnelle et discrétion.
• Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément.
• Polyvalence, adaptabilité et esprit d'équipe.

Relations professionnelles

En interne: direction, conseillers immobiliers et salarié