Chargé de gestion opérationnelle et administrative du domaine pub (H/F)

Sous la responsabilité de la directrice du service Économie emploi, l'agent.e a en charge deux activités principales:

• le fonctionnement opérationnel des marchés et des évènements organisés par le service
• le suivi du dossier des baux locatifs de la ville sur des bureaux et locaux mis à disposition d'entreprises ou d'administrations.
• Finances, facturation, bons de commandes
• Appels à projets
• Délibérations

Vous serez également en charge de l'exécution et du suivi des procédures et des décisions administratives prises par le service. Vous devrez rédiger des notes, compte rendus et courriers sur les dossiers dont vous aurez la charge.

Missions / conditions d'exercice - Activités principales du poste:

Marchés et évènements

Gestion administrative

• Recueil et le suivi des pièces réglementaires des commerçants, contrôle du respect du règlement, la préparation, l'animation et le compte rendu des commissions paritaires, et la relation commerçants.
• Administrer le marché hebdomadaire: réaliser le plan, manager l'équipe placiers et transmettre un savoir faire uniforme et cohérent, faire le lien avec le service communication pour mettre à jour la page du site internet de la ville.
• Être la personne référente technique et organisationnelle avec l'ensemble des partenaires et associations demandant un emplacement sur le marché.
• Gérer et coordonner les évènements sur le marché. Gérer l'espace dégustation et les animations qui y sont liées.
• Assurer le bon fonctionnement du logiciel de gestion et former l'équipe aux changements.

Gestion financière

• Réaliser et suivre la facturation des commerçants: encaissements, contrôle de la régie.
• Être le.la régisseur.se principal.e et effectuer la perception des droits de place sur le domaine public (marchés, salons, cirques, food trucks.)
• Tenir le journal de régie et effectuer les demandes de titres en lien avec le service des finances.
• Réaliser le bilan financier et le prévisionnel du service en support à la cheffe de service;
• Coordination
• Organiser l'activité de l'équipe de placiers: planning, préparation des matériels.
• Assurer la fonction de placier.e sur le marché lors des encaissements trimestriels ou selon les nécessités ou absences imprévues.
• Assurer un soutien téléphonique ou physique aux placiers en cas de problèmes le samedi matin.

Baux:

• Assurer la gestion administrative et financière des baux commerciaux,en lien avec la direction des finances: actualisation des loyers, état des lieux et visite, répartition des charges, lien avec Service Finances pour provisions appels de fond et régularisation.
• En tant que référent.e pour les entreprises locataires, faire le lien avec les services techniques pour relayer et suivre les demandes d'interventions.
• Représenter la ville dans les réunions de copropriété et réunions de chantier en lien avec cette activité.

Activités complémentaires: gestion administrative transverse au service

• Rédiger des délibérations, décisions municipales et autres actes sous webdélib.
• Sous la direction de la cheffe de service, élaborer le rapport d'activités du service: recueillir et centraliser les informations auprès des collègues, veiller au respect du calendrier et proposer une version finalisée du rapport.
• Assurer l'accueil du service en l'absence de l'assistant de direction.
• Assurer la fonction de correspondant.e technique pour le bâtiment Copernic.

Attention: d'autres tâches liées à ces activités pourront être demandées en fonction des nécessités du service.

Travaille samedi sur le marché hebdo en cas de besoin et lors du marché de Noël et aura également la responsabilité de la coordination de 4 placiers.

Gestion des appels à projets: mise en ligne des appels à projets, instructions des dossiers, organisation des concertations, suivi, compte rendu, mise en place organisationnelle et administrative. *CV et LM exigée*