Un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Général(e) (H/F)

Dans une équipe de 5 adjoints administratifs, c'est un poste polyvalent et transversal, principalement adapté au fonctionnement de l'unité des mineurs non accompagnés et subsidiairement au fonctionnement de l'unité d'Accueil Familial Renforcé. Le poste constitue un point d'appui administratif et financier essentiel au fonctionnement de l'unité des MNA. Il nécessite d'être en capacité de passer d'une mission à l'autre: accueil d'un jeune, traitement d'un dossier, opération de sous-régie, réponse téléphonique ou appui aux équipes. Cette polyvalence permet de garantir réactivité, continuité de service (à prévoir des remplacements durant les congés) et sécurisation du suivi administratif et financier des jeunes.

Dans le cadre de vos missions, vous serez amené(e) à être en lien avec plusieurs interlocuteurs: la Direction et la Responsable Administrative dont vous serez rattaché(e) hiérarchiquement, la régisseuse principale, les Cadres, les équipes éducatives et équipes administratives, les professionnels du service, les services de l'IDEFHI et les partenaires extérieurs.

Les missions assurées au quotidien sont:

• Le secrétariat et le suivi administratif des jeunes MNA;
• L'accueil physique et téléphonique des jeunes, professionnels et partenaires;
• Les missions de sous-régie, notamment le calcul, le contrôle et le versement des allocations, en lien fonctionnel à la régisseuse principale;
• La saisie et la mise à jour des données administratives et financières;
• Le traitement des courriers, documents et tableaux de suivi.
• Secrétariat des usagers - MNA:
• Gestion et mise à jour des dossiers des jeunes;
• Suivi des admissions, départs et changements de situation;
• Saisie des données dans les outils métiers, notamment SILAO;
• Contrôle des pièces et informations administratives;
• Classement, numérisation et archivage.
• Sous-régie:
• Calcul et préparation des allocations des jeunes: argent de poche, allocation habillement, fournitures scolaires, bourse d'entretien, etc..;
• Vérification des droits dans un contexte de mouvements continus d'admission et sortie des jeunes;
• Saisie et suivi des opérations comptables;
• Contrôle et classement des pièces justificatives;
• Signalement des anomalies à la régisseuse principale;
• Saisie et suivi des bons administratifs (= commandes) et rapprochement avec les factures;
• Accueil:
• Accueil physique et téléphonique;
• Information et orientation des jeunes, professionnels et partenaires;
• Transmission des informations aux équipes concernées;
• Premier niveau de réponse aux demandes;
• Appui administratif:
• Gestion des courriers et courriels;
• Gestion et suivi des mémoires de frais des assistants familiaux;
• Mise à jour des tableaux de suivi;
• Reproduction, numérisation et diffusion des documents;
• Contribution à la continuité du secrétariat;
• Assurer l'auto-remplacement sur les missions de secrétariat des usagers afin de garantir la continuité du service en cas d'absence.
• Outils et logiciels utilisés:
• Outils bureautiques, messagerie institutionnelle;
• SILAO, MAGH2;
• Procédures rigoureuses liées à la régie.

Profil recherché:

• Formation de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine administratif, gestion ou secrétariat souhaitée.
• 1ère expérience appréciée;

Qualités, connaissances et compétences requises:

• Rigueur et sens de l'organisation;
• Polyvalence et capacité d'adaptation;
• Réactivité et capacité à prioriser;
• Aisance avec les chiffres et les outils informatiques;
• Maîtrise des techniques de secrétariat;
• Sens de l'accueil et du service public;
• Qualités relationnelles, capacité d'écoute et esprit d'équipe;
• Discrétion et respect du secret professionnel;
• Autonomie et goût à prendre des initiatives;
• Capacité à identifier les anomalies et à alerter.