Adjoint Administratif hospitalier (H/F)

Organisation du travail:

Poste à temps plein partagé sur 2 services - Direction Informatique - Direction Générale

45 minutes de pause déjeuner

25 jours de CA + 14 jours de RTT

Activités - Missions à la Direction Générale:

Traitement courriers, mails, fax (réception, enregistrement, tri et diffusion)

Accueil physique et téléphonique: filtrage, orientation

Gestion des agendas du Directeur et de la Directrice de la stratégie (positionnement de rendez-vous ou des réunions)

Commande de prestations (repas, réservation véhicule, salles, reprographie, matériels.)

Traitement, préparation et mise en forme de courriers divers, dossiers, note de service et d'information, ordre de mission, avis de décès, remerciement, réclamation, demande de dossier médical

Classement et archivage papier et dématérialisé

Gestion du circuit des parapheurs

Publication des notes de service et notes d'information sur l'intranet

Tenue des plannings des congés pour le Directeur et les Directeurs-adjoints sur AGILETIME, édition des états compteurs et suivi du CET du Directeur

Suivi des tableaux de garde de direction, diffusion du directeur de garde auprès des services concernés tous les jeudis

Saisie du tableau de garde sur l'intranet

Enregistrement, archivage et diffusion des conventions après signature

Envoi des vœux selon liste préétablie et validée par le DG

Relations professionnelles:

Le directeur Général

L'ensemble de l'équipe de Direction, les attachés d'administration hospitalière, les chefs de pôles

L'ARS, sa Délégation territoriale et les autres administrations

Les structures de soins publiques, privées

Les usagers, les associations

Activités - Missions à la Direction Informatique:

Assister le DSIO dans ses missions quotidiennes: filtrage téléphonique, gestion de l'agenda, organisation de rendez-vous et de réunions, rédaction des comptes rendus;

Assurer le standard téléphonique du département;

Classement et archivage;

Gestion du courrier;

Saisie de documents bureautiques;

Suivi du flux achat avec les différents fournisseurs: devis, commande, bon de livraison, facture, service fait et règlement;

Suivi budgétaire;

Suivi des marchés;

Suivi des réquisitions de personnel lors des grèves;

Profil

Niveau de formation et d'expérience:

• Formation de niveau bac;
• 2 années d'expérience professionnelle à minima.

Savoir-faire et compétences attendus:

• Polycompétences
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et la discrétion
• Sens du relationnel et de la hiérarchie
• Connaissance de l'établissement (fiabilité des informations)
• Rigueur et rapidité dans l'exécution des tâches
• Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Optimiser les plannings de travail, de rendez-vous, de visites
• Travail en équipe

Connaissances requises (description / degré):

• Accueil téléphonique
• Secrétariat
• Bureautique
• Technologies de l'information et de la communication (NTIC)
• Classement et archivage
• Communication / relations interpersonnelles
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Droit hospitalier
• Droit de la fonction publique
• Connaissance suite Office
• Connaissance en gestion
• Connaissance des matériels et logiciels en matière de systèmes d'information