Office Manager (H/F)

Gestion administrative, pré-comptabilité & support DAF:

Centraliser, contrôler et saisir les factures fournisseurs et justificatifs comptables

Gérer et contrôler les notes de frais

Assurer le rapprochement et la saisie des justificatifs dans notre ERP (Everwin)

Préparer et transmettre les éléments nécessaires à la comptabilité

Assurer le suivi administratif des fournisseurs et prestataires

Suivre les contrats, abonnements, assurances et différentes échéances administratives

Gestion des locaux, équipements & services généraux

Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et partenaires

Veiller au bon fonctionnement quotidien des locaux et des équipements

Gérer les fournitures, consommables et approvisionnements de l'agence

Gérer le courrier, les colis et les livraisons

Suivre les prestataires et contrats de services

Organiser et suivre les interventions de maintenance

Identifier les dysfonctionnements et prendre en charge leur résolution

Rechercher de nouveaux fournisseurs ou prestataires, demander des devis et organiser leurs interventions lorsque nécessaire.

Organisation interne & vie d'agence

Organiser la logistique des réunions, déplacements et temps collectifs

Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs et leur installation matérielle

Participer à l'organisation des événements internes: déjeuners, soirées, séminaires.

Veiller au quotidien à ce que les espaces et les moyens mis à disposition de l'équipe soient fonctionnels et agréables

Support à la Direction Générale

Prendre en charge certains sujets administratifs et opérationnels pour la Direction

Effectuer ponctuellement des recherches d'informations, de solutions ou de prestataires

Apporter un soutien organisationnel sur les besoins ponctuels de la Direction.

Le profil que nous recherchons

Nous recherchons un profil expérimenté, avec une vraie maturité professionnelle et une expérience significative sur un poste similaire: Office Manager, Assistant(e) de Direction, Services Généraux ou fonction équivalente.

Enfin, votre proximité avec la Direction et la nature de certains sujets traités nécessitent discrétion, discernement et un sens aigu de la confidentialité.

Vous maîtrisez les outils bureautiques; une expérience d'un ERP de gestion et/ou d'outils de pré-comptabilité constitue un plus.

Organisation du temps de travail: du lundi au jeudi, de 9h à 18h, avec 2h de pause méridienne

Présentiel: poste exercé au sein de l'agence