Assistant de direction générale - H/F

VENEZ RENCONTRER LA MARIE DE TRAPPES LORS DU FORUM PLACE DE L EMPLOI LE 24/09/26 A PARTIR DE 13H30 PLACE DES MERISIERS TRAPPES

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Organisation et gestion des agendas de la direction générale

Gérer et coordonner les agendas du DGS et des DGA, en lien avec le secrétariat du maire

Planifier les rendez-vous en tenant compte des priorités et des contraintes

Anticiper les arbitrages et assurer une organisation fluide de l'activité

Suivre et consolider les congés du périmètre concerné

Fonctionner en binôme avec le secrétariat du maire (notamment pour la gestion des congés, des appels, etc.)

Assurer l'accueil et être un point de contact central de la direction générale

Accueillir et prendre en charge les interlocuteurs, physiquement et par téléphone

Analyser, prioriser et orienter les sollicitations internes et externes

Faciliter la circulation de l'information entre le cabinet du maire, la direction générale et les services

Garantir la discrétion et la confidentialité des informations traitées

Organiser et sécuriser le fonctionnement administratif et logistique

Organiser les réunions stratégiques (Maire/DG, comités, séminaires)

Préparer les convocations, supports et éléments logistiques

Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus et documents

Gérer les listes de diffusion, invitations et suivis de présence

Assurer la réservation des salles et la préparation du matériel

Réaliser le classement et l'archivage des documents

Assurer le suivi de dossiers transversaux et produire des indicateurs

Mettre à jour les bases de données et listes de diffusion

Suivre des dossiers spécifiques (incidents/accidents, RGPD, contraventions.)

Contribuer à l'élaboration des bilans et du rapport d'activité (chiffres clés DG)

Participer à l'amélioration des outils et des procédures

Apporter un appui ponctuel aux projets

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

Animer le réseau des assistant.es de direction de la ville

Contribuer à la continuité de service

Monter en compétence sur les procédures internes (courrier, instances.)

Assurer des remplacements ponctuels en cas d'absence

Appliquer les procédures existantes dans un cadre défini

Avantages collectifs:

Ambiance agréable / Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun / Accès au restaurant municipal /

Télétravail possible (selon nécessités de service et après 6 mois de présence) / Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées / Participation jusqu'à 35 € de l'employeur pour la mutuelle santé et prévoyance / Possibilité d'adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.

Notre profil idéal

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES

DIPLÔMES: BAC +2 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalence

CONNAISSANCES:

Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités

Pratique experte des outils bureautiques

Grande aisance numérique

Très bonne expertise de la langue (orthographe, grammaire,.)

EXPÉRIENCES: Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement institutionnel ou en collectivité territoriale

COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES

Savoir-faire

Organiser, prioriser et gérer efficacement les activités dans un environnement exigeant

Gérer les urgences et adapter son organisation en fonction des priorités

Produire des écrits clairs, structurés et de qualité (comptes rendus, courriers, notes)

Traiter et fiabiliser l'information avec rigueur

Être force de proposition dans l'amélioration des pratiques et des outils

Savoir-être

Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'un excellent sens de la gestion du temps

Savoir gérer la pression et faire face aux situations d'urgence avec calme et efficacité

Être réactif.ve, dynamique et impliquée dans ses missions

Faire preuve de discrétion professionnelle absolue et garantir la confidentialité