Assistant(e) administratif et organisationnel d'exploitation (H/F)

Adecco recherche pour l'un de ses clients un(e) Assistant(e) d'Exploitation qui assurera la coordination administrative et organisationnelle des activités d'exploitation. Véritable interface entre les différents services et les clients, il/elle veillera à la bonne circulation des informations, à la planification des activités et au suivi des dossiers jusqu'à leur finalisation.

Rattachement hiérarchique:

Sous la responsabilité de la Direction d'Exploitation et en lien direct avec les équipes ADV, les infographistes et les techniciens.

Organisation et planification:

• Organiser, prioriser et planifier les tâches des infographistes.
• Assurer le suivi et la coordination des activités de production.
• Établir et mettre à jour les plannings de production de manière hebdomadaire.
• Veiller au respect des délais et des priorités opérationnelles.

Suivi des dossiers clients:

• Transmettre les éléments graphiques aux clients.
• Assurer le suivi des demandes de modifications.
• Obtenir et formaliser les validations clients.
• Garantir la bonne communication entre les clients et les équipes internes.

Relation client et support administratif:

• Assurer la communication commerciale avec les clients.
• Participer à l'accueil physique et téléphonique des clients.
• Apporter un soutien ponctuel aux équipes Administration des Ventes (ADV).
• Contribuer au maintien et à la qualité du standard téléphonique.

Reporting et communication interne:

• Assurer un reporting régulier de l'activité auprès de la hiérarchie.
• Communiquer efficacement avec les différents services de l'entreprise.
• Remonter les informations nécessaires aux responsables opérationnels.

Profil recherché:

Compétences techniques:

• Maîtrise des outils bureautiques: Outlook, Word et Excel.
• Bonne connaissance des processus administratifs et commerciaux.

Compréhension du cycle commercial:

• Devis
• Validation client
• Fiche de travail
• Bon de livraison
• Facturation

Compétences comportementales:

• Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités.
• Excellentes qualités relationnelles et de communication.
• Bon niveau d'expression orale et écrite.
• Rigueur, autonomie et réactivité.
• Capacité à travailler en équipe et en coordination avec plusieurs interlocuteurs.
• Adaptabilité et facilité d'intégration.
• Dynamisme et motivation.

Formation et expérience:

• Formation de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistanat de gestion, commerce ou équivalent.
• Une première expérience sur un poste administratif, de coordination ou d'assistanat sera appréciée.

Qualités recherchées:

• Sens du service client.
• Esprit d'initiative.
• Polyvalence.
• Gestion des priorités et respect des délais.
• Aisance relationnelle.

Objectif du poste: garantir la fluidité des échanges entre les différents acteurs de l'exploitation et contribuer à la bonne organisation des opérations tout en assurant un suivi administratif de qualité.