Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Dans le cadre de son développement, notre cabinet recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e).

En lien direct avec la Direction et les responsables des différents services, vous occuperez une fonction centrale dans l'organisation quotidienne du cabinet.

Vous serez notamment le premier point de contact de nos clients et contribuerez à assurer un accueil de qualité ainsi qu'une bonne circulation de l'information entre les clients, la Direction et les équipes.

Vos principales missions

Accueil et relation clients

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients;
• Orienter les demandes et assurer leur suivi;
• Accompagner les clients dans l'utilisation de certains outils de gestion proposés par le cabinet;
• Assurer une bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs.

Gestion administrative

• Traiter et diffuser les courriers et e-mails;
• Assurer la gestion et le classement des documents;
• Suivre les fournitures et les besoins administratifs;
• Préparer et mettre en forme différents documents: courriers, présentations, rapports, tableaux de bord, etc.;
• Assurer le suivi et la mise à jour des outils internes, notamment le CRM et le logiciel de suivi des temps.

Facturation et suivi administratif

• Assurer la facturation du cabinet;
• Suivre les règlements et les prélèvements;
• Effectuer les relances clients selon les procédures définies.

Organisation et coordination

• Organiser les réunions internes et externes;
• Planifier les rendez-vous et réserver les salles;
• Préparer les documents nécessaires aux réunions;
• Prendre des notes lorsque cela est nécessaire.

Suivi et amélioration des processus

• Préparer et mettre à jour les tableaux et indicateurs nécessaires au pilotage de l'activité;
• Répondre aux demandes de la Direction;
• Participer à certaines missions administratives pour les autres structures du groupe;
• Apporter ponctuellement votre soutien aux projets portés par la Direction;
• Identifier les possibilités d'amélioration et proposer de nouvelles méthodes de travail.

Profil recherché

Nous recherchons une personne:

• Organisée et rigoureuse;
• Réactive et capable de gérer plusieurs demandes simultanément;
• À l'aise dans les échanges avec différents interlocuteurs;
• Autonome et capable de prendre des initiatives;
• Discrète et ayant le sens de la confidentialité;
• À l'aise avec les outils numériques.

Une expérience d'au moins 5 ans sur un poste administratif polyvalent est souhaitée.

Une expérience dans l'environnement de l'expertise comptable, de la finance ou de la gestion serait un plus.

Compétences informatiques

Notre cabinet ayant engagé une digitalisation importante de son organisation, une très bonne maîtrise des outils informatiques est indispensable.

Vous devez notamment maîtriser:

• Outlook et Word;
• Excel, avec un niveau avancé: tableaux croisés dynamiques, formules, mises en forme conditionnelles, exploitation et présentation de données;
• Les outils numériques et collaboratifs de manière générale.

Une bonne connaissance d'outils d'intelligence artificielle tels que ChatGPT ou Claude est également attendue. Nous souhaitons intégrer progressivement ces outils dans nos méthodes de travail et recherchons donc une personne curieuse, à l'aise avec ces nouvelles technologies et capable de proposer des pistes d'amélioration.

Évolution du poste

Au-delà des missions administratives, nous souhaitons que la personne recrutée puisse faire évoluer son poste.

Vous serez encouragé(e) à identifier les points pouvant être améliorés, à proposer de nouvelles méthodes de travail et à participer à la digitalisation et à l'optimisation des processus du cabinet.

Envie de rejoindre une équipe dynamique et de participer au développement d'un cabinet en pleine évolution?