Gestionnaire administratif en appui à la recherche (F/H)

L'université de Toulon recrute un gestionnaire administratif en appui à la recherche (F/H) au sein de la direction de la recherche et de la valorisation (DRV) -

La DRV accompagne la politique de recherche de l'Université de Toulon, contribue à son développement, à sa structuration et à la valorisation des activités scientifiques des unités de recherche.

Sous l'autorité de la directrice de la DRV, le gestionnaire administratif assure le bon fonctionnement de la direction, un appui administratif et organisationnel aux instances et structures de recherche, en interface avec les responsables, les unités de recherche et les services administratifs de l'Université.

Activités principales:

Assurer le secrétariat et le suivi administratif de la Commission de la Recherche (CoRe):

-Organiser le calendrier des séances et suivre les échéances.

-Recenser et instruire les points à l'ordre du jour.

-Préparer ordres du jour, convocations et dossiers de séance.

-Contrôler complétude et régularité administrative des dossiers.

• Organiser les réunions préparatoires et leur logistique.
• Assurer le secrétariat des séances (quorum, procurations, votes, émargements).

-Préparer relevés de conclusions, avis, délibérations et assurer leur suivi.

• Assurer archivage, traçabilité et diffusion des documents et décisions.

Assurer le secrétariat du CERNI et des centres d'expertise:

• Appui administratif aux responsables du CERNI et des centres d'expertise.
• Organiser réunions, convocations et documents de séance.
• Assurer secrétariat et logistique des réunions.
• Préparer comptes rendus et suivre les décisions.
• Assurer classement, archivage et traçabilité des dossiers.
• Instruire et suivre les dossiers administratifs liés à la recherche:
• Instruire les dossiers relevant de la DRV et vérifier leur complétude.
• Suivre des conventions simples liées à la recherche (hébergement, matériel, renouvellements).
• Travailler avec la juriste de la DRV et les services compétents.
• Participer à l'instruction et au suivi des dossiers relevant du protocole de Nagoya.
• Identifier les points de vigilance et alerter en cas de difficulté.

Assurer un appui administratif et transversal aux activités de la DRV:

• Gérer l'administration et la logistique courante de la Direction.
• Participer à l'organisation de réunions, événements et actions de la DRV.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, premier niveau d'information.
• Assurer le rôle d'interface entre unités de recherche, instances et services administratifs.
• Orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents et suivre les sollicitations.

Contribuer à la démarche qualité et à la sécurisation des procédures:

-Participer à la formalisation, actualisation et diffusion des procédures de la DRV.

• Contribuer à la gestion documentaire et à la fiabilisation des informations.
• Mettre à jour tableaux de suivi, bases documentaires et outils de pilotage.
• Participer à l'amélioration et à l'harmonisation des pratiques administratives.
• Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers selon les règles en vigueur.

Contraintes particulières:

-Travail en équipe et en transversalité, respect d'échéances régulières liées au calendrier des instances,

• pics d'activité possibles avant les séances de la Commission de la Recherche et les réunions du CERNI,