Responsable pôle secrétariat du département génie biologique(F/H)

L'université de Toulon recrute un responsable pôle secrétariat du département génie biologique(F/H) au sein de la direction administrative de site IUT (DAS IUT) - Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.

Au sein d'une équipe de 2 personnes et sous la responsabilité de la directrice administrative de site, le responsable du pôle secrétariat de département informe et oriente les étudiants dans leurs démarches. Il assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures qui contribuent à la réalisation des activités pédagogiques.

Activités principales:

responsable du secrétariat du département:

• Assurer, auprès du chef de département, la coordination et la gestion de l'ensemble des tâches administratives du département. Participer au conseil de département et transmettre les comptes rendus à la direction de l'IUT.
• Encadrer et coordonner les activités du secrétariat pédagogique en suivant les directives du chef de département.
• Etre le « référent indicateur » pour le département: vérifier, contrôler et transmettre les données nécessaires au pilotage aux services de l'IUT.
• Assurer un appui à l'évènementiel en tant que de besoin (cérémonie de remise de diplômes)

gestion de la scolarité pédagogique:

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et courriels des étudiants, des intervenants et des enseignants.
• Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.
• Réaliser les inscriptions pédagogiques à l'aide du logiciel de gestion dédié (Apogée).
• Être en appui aux responsables pédagogiques et au président de jurys (préparation et finalisation des délibérations, apports de solutions techniques).
• Saisir les notes et éditer les PV de jurys.
• Participer aux sous-commissions.
• Afficher les résultats et éditer les relevés de notes.
• Participer au suivi pédagogique des étudiants (stages en entreprise et à l'étranger, orientation, mise en rapport avec les enseignants, réception des mémoires et organisation des soutenances).

gestion administrative:

• Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité.
• Gérer les plannings.
• Gérer le courrier, la messagerie.
• Organiser et alimenter les bases de données.
• Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues.
• Gérer les aspects logistiques: locaux, matériels, fournitures
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
• Organiser le classement d'un fond documentaire.
• Suivre l'exécution budgétaire du département.
• Organiser les élections et les conseils de département (réservation salle, compte rendu,).
• Organiser colloques et séminaires.

Contraintes particulières:

Pics d'activité prévisibles et réguliers