Adjoint / Adjointe à la direction administrative et financière (H/F)

TALENTIS CONSEIL recrute, pour le compte d'un groupe en développement spécialisé dans l'ingénierie et la transition énergétique, un(e) Assistant(e) de direction - Gestion administrative et financière basé(e) à Mamoudzou.

Pourquoi rejoindre cette entreprise?

Vous rejoignez un groupe en croissance intervenant dans les domaines de l'ingénierie, des énergies renouvelables et de l'efficacité énergétique à Mayotte et en Guyane.

Ce poste central vous permettra de devenir le point de référence administratif et financier du groupe et de contribuer directement à sa structuration et à son développement.

Véritable bras droit du dirigeant, vous prenez en charge la gestion administrative, financière et RH des différentes structures du groupe. Vous contribuez à fiabiliser les processus internes, à améliorer le suivi de l'activité et à libérer la direction des tâches administratives courantes.

Vous encadrez également une assistante administrative en alternance, dont vous organisez et contrôlez le travail.

Vos principales missions sont les suivantes:

1) Gestion administrative et encadrement

• Organiser et superviser le travail de l'assistante administrative en alternance;
• Contrôler les devis, factures, relances clients et rapprochements bancaires;
• Accompagner l'alternante dans sa progression et le développement de ses compétences;
• Traiter les courriers, les courriels et les documents soumis à la direction;
• Anticiper les besoins administratifs et matériels de l'équipe.

2) Facturation et suivi financier

• Établir les factures d'avancement et de fin de prestations;
• Déposer les factures sur Chorus Pro ou les transmettre directement aux clients;
• Suivre les encaissements et effectuer les relances clients;
• Contrôler les factures fournisseurs et préparer les règlements;
• Tenir à jour l'échéancier de trésorerie;
• Assurer le suivi des dépenses, règlements et impayés.

3) Comptabilité courante

• Préparer et contrôler les dossiers comptables mensuels des différentes sociétés;
• Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice du cabinet comptable;
• Réaliser les rapprochements bancaires;
• Tenir à jour les tableaux de suivi financier et de facturation.

4) Paie et administration du personnel

• Recueillir et consolider les éléments variables de paie;
• Transmettre les éléments validés au prestataire RH;
• Tenir à jour les dossiers du personnel: entrées, sorties, mutuelle, visites médicales etc.;
• Suivre les présences, congés et absences;
• Participer aux recrutements et à l'intégration des nouveaux collaborateurs;
• Assurer les relations administratives avec la médecine du travail, l'OPCO et les différents partenaires.

5) Appels d'offres et conformité administrative

• Assurer une veille sur les marchés publics;
• Constituer en autonomie les dossiers administratifs de candidature: DC1, DC2, attestations, assurances, certifications et références;
• Préparer et contrôler les dépôts dématérialisés;
• Maintenir à jour l'ensemble des documents administratifs et réglementaires des sociétés.

6) Reporting et amélioration des processus

• Produire un reporting mensuel consolidé de l'activité du groupe;
• Formaliser les procédures internes et les circuits de validation;
• Préparer et animer un point de suivi hebdomadaire avec le dirigeant;
• Identifier et signaler rapidement toute anomalie relative aux coûts, délais, impayés ou procédures;
• Proposer des solutions permettant d'optimiser l'organisation administrative.