Chargé de Gestion Administrative et Financière DAVA - H/F (H/F)

Finalité:

• Assurer l'ensemble des opérations administratives et financières liées à l'organisation des jurys VAE (70%)
• Assurer les opérations administratives et financières de l'accompagnement des bénéficiaires VAE (30%)

Catégorie / Statut: Contractuel de catégorie B

Résidence administrative: IFPRA, Mont-Saint-Aignan

Missions principales:

Gestion administrative de l'organisation des jurys VAE

• Établir des devis et préparer des conventions de prestations pour les frais d'inscription, les préparation jury
• Renseigner des indicateurs financiers sur des tableaux de suivi
• Mise à jour des dossiers candidats
• Organisation du déroulement des épreuves en lien avec les corps d'inspection et DDFPT
• Élaborer les convocations et ordres de mission
• Établir les documents légaux d'examen selon les exigences de la DEC
• Assurer le suivi de la rémunération et des frais de déplacement des intervenants (vacations): réception et vérification des états de services faits, saisie, report dans un tableau de bord
• Enregistrer les résultats de validation sur la base i-vae
• Finaliser les documents présentés aux instances dirigeantes
• Assurer la gestion du courrier (dossiers, envois diplômes) et l'archivage des pièces comptables
• Travailler sur l'amélioration des procédures et la mise en place de la dématérialisation des documents selon la démarche qualité du DAVA

Suivi financier de l'organisation des jurys VAE

• Devis Conventions de prestations
• Service fait et vérification des factures
• Saisie des factures
• Demande de paiement

Suivi financier des conventions d'accompagnement en fonction des besoins du service

Relations hiérarchiques:

Le/la chargé-e de gestion administrative est placé-e sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'IFPRA et est rattaché. e fonctionnellement au Responsable du DAVA.

Particularités fonctionnelles:

En dehors des périodes d'organisation de jury, un soutien au service accompagnement est demandé.

Connaissances:

• Connaissance de la VAE
• Notions sur la formation continue et l'organisation rectorale
• Notions sur la réglementation financière

Profil professionnel:

• Bonnes capacités rédactionnelles
• Bonnes capacités relationnelles
• Capacité d'adaptation
• Rigueur et méthode
• Discrétion professionnelle
• Aptitudes à travailler en équipe

Compétences opérationnelles:

• Savoir rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales
• Maîtriser les logiciels Excel, Word, logiciels comptables ou extranet, et la messagerie électronique
• Communiquer de façon claire et précise envers les candidats, partenaires et les acteurs de l'institution