Administrativ koordinator till Stiftelsen Fanzingo i Alby

Om Fanzingo

Stiftelsen Fanzingo i Alby, Botkyrka, är en värderingsdriven organisation som ger barn och unga möjlighet att uttrycka sig, utvecklas och göra sina röster hörda genom kultur, media och eget skapande – särskilt grupper som är underrepresenterade i samhället.

Fanzingo söker nu en strukturerad och självgående administrativ koordinator till en bred roll inom ekonomi, organisationsadministration och verksamhetsstöd. Du arbetar nära operativ chef, VD och projektledare och ser till att administrativa processer, rutiner, underlag och system fungerar och är uppdaterade.

Dina arbetsuppgifter

Ekonomi och löneadministration – en stor del av rollen:

Hantera leverantörsfakturor, kundfakturering, kvitton, utlägg och företagskort

Registrera ekonomiska underlag i Visma/Spiris och förbereda betalningar

Sammanställa underlag till bokförings- och lönekonsult, t.ex. avvikelser och förmåner

Uppdatera budget- och uppföljningsdokument med bokförda utfall och personalkostnader

Rapportera uppgifter till bland annat Collectum, Fora och Försäkringskassan

Sammanställa siffror, diagram och ekonomiska underlag inför styrelsemöten

Organisation:

Förbereda underlag inför styrelsemöten och årsstämma – dagordningar, handlingar, efterföljande uppdateringar och myndighetsrapportering

Huvudansvar för protokollföring och färdigställande av protokoll

Samordna arbetet med verksamhetsberättelsen, samla in material och skriva vissa organisationsövergripande delar

Säkerställa att verksamhetsstatistik rapporteras in löpande och sammanställa resultaten

Följa upp att beslutade enkäter och effektmätningar genomförs

Personal, system och dokumentation:

Administration vid nyanställningar och avslut, anställningsdokument och personalregister

Administrera användarkonton, Adobe Admin, Google Admin och andra behörigheter och system

Passerbrickor, nycklar och andra praktiska behörigheter

Struktur och arkivering av avtal, register, mallar och andra viktiga dokument

Projekt- och verksamhetsadministration:

Stötta projektledare med dokumentation, sammanställningar och administrativa deadlines

Förbereda administrativa delar av ansökningar och redovisningar, formatera material och hantera inskick i digitala system

Hantera gemensamma administrativa mejl och förfrågningar

Bidra till att utveckla och förbättra administrativa rutiner

Hantera inköp, leveranser, post och praktiska frågor kring lokal och kontor

Vid behov kan även enklare kommunikationsuppgifter ingå, exempelvis att publicera information eller bilder i sociala medier.

Vem är du?

Erfarenhet av bred administration där ekonomiadministration har ingått

Van vid fakturor, kvitton och ekonomiska underlag

Strukturerad, noggrann och bra på att följa upp det som behöver bli gjort

Självständig och van att hantera flera parallella uppgifter och deadlines

God digital vana och lätt för att sätta dig in i nya system

Uttrycker dig mycket väl på svenska och skriver tydliga protokoll, sammanställningar och administrativa texter

Du är ansvarstagande, självgående och initiativtagande: du ser vad som behöver göras, driver dina uppgifter framåt och följer upp sådant som riskerar att falla mellan stolarna. Samtidigt samarbetar du nära andra och kommunicerar tydligt. Vi lägger stor vikt vid personliga förmågor. Du behöver inte kunna alla system från början – det viktiga är en stabil administrativ grund, trygghet med ekonomiadministration och förmåga att utveckla nya rutiner.

Meriterande

Erfarenhet av ekonomisystem som Visma/Spiris

Löne- eller personaladministration

Projekt- eller styrelseadministration

Ideell eller projektfinansierad verksamhet, eller verksamhetsstatistik

Engelska

Det här erbjuder Fanzingo

Fanzingo ska vara en hållbar arbetsplats där arbete går att kombinera med hälsa, föräldraskap och livet utanför jobbet:

En timmes lunch inom arbetstiden

Två timmars friskvård på betald arbetstid per vecka

Bidrag för friskvård, tandvård, sjukvård och vaccin

Inget karensavdrag

Vårdbesök på betald arbetstid

Upp till fyra dagar per år för vård av anhörig på betald arbetstid

Föräldralön vid föräldraledighet

Hemarbete på fredagar

Du får en bred roll nära verksamheten och möjlighet att påverka hur administrationen utvecklas, på en arbetsplats som aktivt arbetar med arbetsmiljö, jämlikhet och inkludering.

Ansökan

Heltidsanställning direkt hos Stiftelsen Fanzingo, med sex månaders provanställning som övergår i tillsvidareanställning. Placering på kontoret i Alby, Botkyrka; på plats måndag–torsdag, hemarbete möjligt på fredagar. Tillträde så snart som möjligt.

Rekryteringen sker i samarbete med Miljonbemanning. Ansök via formuläret nedan med CV och några korta frågor. Sista ansökningsdag 30 september 2026, urval sker löpande. Frågor: info@miljonbemanning.se.

Om Miljonbemanning

Vi är ett kompetensförsörjningsföretag med missionen att skapa en inkluderande arbetsmarknad där alla bedöms på lika villkor - Vi letar där ingen annan letar; varmt välkommen med din ansökan.