Secrétaire des services techniques (H/F)

Sous l'autorité du Directeur Général des Services et du Responsable des services techniques, le ou la Secrétaire a pour missions:

-Accueillir, renseigner et orienter les usagers et les interlocuteurs du Service Technique.

• Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du standard.
• Gérer la messagerie du ST.
• Assurer le suivi et la diffusion du courrier du service technique entrant et sortant.
• Organiser les agendas, les réunions du ST et éventuellement les réservations de salles. Rédiger les comptes rendus des réunions de service
• Participer à la rédaction de courriers et tableaux de bord pour le suivi de certaines activités (boxes up)
• réaliser les arrêtés de circulation.
• Assurer le classement papier et numérique des documents.
• Transmettre et classer les demandes des usagers, assurer le suivi des fiches travaux
• Suivre et gérer les réponses aux DT, DICT sous forme de permissions de voirie et de tableau de suivi

-Mise à jour des livrets de sécurité dans les bâtiments

-Assurer l'actualisation permanente des tableaux d'heures effectuées par les agents du service

-Recenser les besoins lors d'évènements et transmettre aux services concernés

-Déclarer les pannes Sydev

-Recenser les espaces avec le logiciel Géo Vendée

-Mettre à jour la base adresse locale

-Assurer le suivi des stationnements taxi

-Rédiger les courriers aux entreprises non retenues lors de la demande de devis hors MAPA