Assistant administratif / Office Manager - H/F - Freelance

Taux journalier (TJM): 200-400

Pour son client, une start-up tech dans l'énergie, GARDNER recrute un Assistant administratif / Office Manager - H/F 1 à 2 jours par semaine.

Mission

Assurer une administration fiable et fluide afin de libérer l'équipe finance des tâches de collecte, de préparation et de suivi documentaire, tout en sécurisant les échéances fournisseurs, RH et comptables.

Responsabilités principales

• Centraliser les factures fournisseurs, vérifier leur conformité formelle et les affecter aux bons centres de coûts et natures.
• Intégrer les factures dans Tiime/ Pennylane, collecter les validations et préparer les propositions de paiement selon les échéances.
• Suivre les factures manquantes, prélèvements, justificatifs et statuts de traitement.
• Administrer la réception des factures électroniques et le workflow fournisseur à compter de septembre 2026.
• Préparer les variables de paie et coordonner les échanges avec le gestionnaire de paie.
• Contrôler formellement les notes de frais, collecter les justificatifs et préparer les remboursements.
• Gérer les titres-restaurant, justificatifs de transport, mutuelle, prévoyance et dossiers d'arrivée/départ.
• Tenir les dossiers administratifs des salariés, fournisseurs, contrats, assurances et SPV.
• Appuyer le Responsable Administratif et Financier lors des clôtures, audits et demandes documentaires.
• Maintenir des procédures simples, à jour et accessibles à l'équipe
• Bac+2/3 en gestion, administration, comptabilité ou expérience équivalente.
• Deux à cinq ans d'expérience en administration financière, office management ou assistanat de gestion.
• Maîtrise des outils bureautiques; expérience de Tiime/ Pennylane ou d'un logiciel comptable appréciée.
• Grande rigueur, sens des priorités, confidentialité et qualité de suivi.
• Capacité à travailler avec plusieurs entités juridiques et des prestataires externes.
• Anglais opérationnel apprécié.